בעת בחירת משרדים להשכרה, ישנם כמה גורמים מרכזיים שיכולים להשפיע באופן משמעותי על ההחלטה. כל אחד מהגורמים הללו יכול להבטיח את הצלחת המהלך העסקי ואת שביעות הרצון מהמקום לאורך זמן. על מנת לעזור בתהליך זה, ריכזנו מספר טיפים שיעזרו לכם לבחור משרד שמתאים לעסק, ושיאפשר לכם לחסוך בכסף ובהוצאות תפעוליות.
1. מיקום וגישה
אחד השיקולים המרכזיים שיש לקחת בחשבון בבחירת משרדים להשכרה הוא מיקומו של המשרד. מיקום מרכזי או אזור עם גישה נוחה לעובדים וללקוחות הוא קריטי עבור רבים. מיקום קרוב לתחבורה ציבורית, נגישות לדרכי גישה ראשיות ואפילו קיום חניה נוחה באזור, עשויים להשפיע על איכות השירות שהעסק יכול להציע ללקוחותיו.
כמו כן, מיקום שנמצא באזורים פעילים מבחינה מסחרית או עסקית יכול להעניק למשרד יתרון תחרותי ולחשוף את העסק ללקוחות פוטנציאליים נוספים. מעבר לנושא הגישה, יש להתחשב באופי האזור. אם העסק שלכם זקוק לשקט ורוגע, ייתכן שמשרד במרכז עירוני פעיל לא יתאים. מנגד, אם אתם מעוניינים להופיע בפני קהל יעד רחב ולעבוד בלב העסקים, אזור מרכזי עשוי להיות הבחירה המתאימה.
2. תקציב והשקעה כספית
בנושא התקציב, יש לבחון היטב את כלל העלויות שכרוכות בהשכרת משרד. חשוב לבדוק את דמי השכירות החודשיים, אך גם את העלויות הנלוות – כגון ארנונה, חשבונות מים וחשמל, דמי ניהול של הבניין ותחזוקה כללית. כל אלה עשויים להשפיע משמעותית על העלות החודשית הכוללת.
בנוסף, יש לבדוק האם החוזה כולל אפשרות לצאת בהודעה מוקדמת במקרה של שינוי צרכים עסקיים. הסכם שכירות ארוך טווח עם קנסות גבוהים במקרה של יציאה עלול להכביד כלכלית, בעיקר לעסקים בצמיחה או לעסקים בתחילת דרכם, שמצבים פיננסיים דינאמיים הם מאפיין שלהם. לכן, במידה ויש לכם ספקות לגבי התקופה שתזדקקו למשרד, כדאי לחפש הסכם שכירות גמיש או לשקול אופציות אחרות כמו חללים משותפים.
3. גודל ותכנון חלל המשרד
לפני שאתם בוחרים משרד, חשוב לבדוק את גודלו הפיזי ואת מבנהו. האם החלל מתאים לצרכים של העסק? יש לבדוק אם יש מספיק מקום למספר העובדים הנוכחי ואם יש אפשרות להרחיב בעתיד במידה והצוות יגדל. שימו לב גם לארגון הפנימי של החלל – האם החלוקה הפנימית מתאימה לאופי העבודה שלכם?
לדוגמה, אם העסק זקוק לחלל פתוח לעבודה משותפת או לחדרי פגישות פרטיים, כדאי לוודא שקיימים חללים מותאמים לכך. בנוסף, כדאי לוודא שהמשרד מאפשר גמישות מבחינת עיצוב או שינוי עתידי בהתאם לשינויים שיכולים לצוץ. משרדים מסוימים עשויים להגביל שינויים במבנה הפנימי, ולכן כדאי לבדוק מראש האם ישנה אפשרות לבצע התאמות בעת הצורך.
4. שירותים ותשתיות
משרדים להשכרה מגיעים עם רמות שונות של שירותים ותשתיות, ויש לוודא שהמשרד מספק את כל הצרכים שלכם. בדקו אם המקום כולל שירותי אבטחה, אינטרנט מהיר, שירותי ניקיון, חימום ומיזוג. תשתיות אלו חיוניות לתפעול השוטף ויכולות לחסוך לכם כסף רב במידה והן כלולות בחוזה השכירות.
חשוב במיוחד לבדוק את תשתית האינטרנט, בייחוד אם מדובר בעסק שבו עבודה ברשת מהווה חלק מרכזי. איכות האינטרנט עשויה להשפיע על תפקוד העסק, וצריך לוודא שהמשרד מגיע עם פתרונות אינטרנט אמינים ומהירים. בנוסף, בדקו אם קיימת תמיכה טכנית או תחזוקה במקרה של תקלות.
5. בדיקה חוקית ורגולציה
כאשר בוחרים משרד, חיוני לוודא שאין בעיות רגולטוריות או הגבלות חוקיות שיכולות להוות בעיה בהמשך. דוגמאות לכך יכולות להיות מגבלות תכנוניות באזורים מסוימים, תקני בטיחות מחמירים שעלולים לדרוש שיפוץ מיוחד, או דרישות תחזוקה מסוימות. ודאו גם שכל האישורים הדרושים נמסרו מהמועצה המקומית או מהעירייה, כולל אישורים מבניי ובטיחות.
אם מדובר במבנה חדש יחסית או כזה שעבר שיפוץ לאחרונה, יש לבדוק שאין חריגות בנייה. כמו כן, כדאי לבדוק את הסביבה המקומית ולוודא שלא מתוכננות עבודות בנייה עתידיות שעלולות להפריע לעסק. לדוגמה, עבודות תשתית או הקמת מבנים חדשים ליד המשרד עלולות להקשות על הגישה אליו או לפגוע בנגישות ובנוחות של הלקוחות והעובדים.
סיכום
בחירת משרדים להשכרה היא החלטה משמעותית שדורשת חשיבה מעמיקה והתייחסות לפרטים הקטנים. בעזרת בדיקה מקיפה ושימת דגש על נושאים כגון מיקום, עלויות, גודל, תשתיות ותנאים חוקיים, תוכלו למצוא את המשרד המתאים לעסק שלכם ולחסוך בהוצאות מיותרות.
